O isolamento social gerou mudanças significativas no comportamento das pessoas. O trabalho remoto, por exemplo, provocou alterações não só na dinâmica de trabalho e o novo estilo foi incorporado de tal modo que hoje virou a preferência da maioria dos trabalhadores. Atualmente, para mudar a percepção criada de que o presencial se tornou algo negativo e fazer com que os colaboradores voltem a apreciar o escritório, as empresas estão investindo na reformulação de seus espaços físicos, com layouts que estimulam novas formas de interação e colaboração entre os funcionários - na tentativa de encontrar suas fórmulas e significados para algo que necessitava de mudanças há um certo tempo. E neste quebra-cabeça, alguns poucos perceberam que as lideranças se tornaram peças-chave para o sucesso desta iniciativa.

Uma recente pesquisa da KPMG com 361 companhias no Brasil, de setores como varejo, energia e tecnologia, constatou que 38% reduziram o tamanho do ambiente de produção durante o confinamento, e pretendem mantê-lo mesmo após a vacinação em massa, enquanto 14% passaram por uma redução nas lajes, mas esperam retomar as metragens anteriores.

Este levantamento prova que as empresas entenderam a real necessidade da remodelação dos escritórios. Alterá-los não é apenas uma questão visual - esta estratégia vai muito, além disso: investir em melhorias significa aproveitar melhor o m2 que as companhias atuam, de modo a torná-lo mais inteligente, útil, funcional, reduzido/ampliado e gere economias de recursos que podem, inclusive, ser alocados em outros investimentos. Outro benefício é o aumento do bem-estar, engajamento e aprimoramento da experiência dos colaboradores - pois todas as alterações feitas são em linha com as preferências de uso das pessoas, suas necessidades, proporcionando facilidades para executarem o trabalho com excelência e, de quebra, em um ambiente acolhedor, confortável, moderno e saudável. Uma via de mão dupla. 

É importante pontuar que cada companhia tem a sua realidade, sua própria dinâmica de funcionamento, peculiaridades e objetivos de negócios. Então, as alterações devem ser totalmente embasadas nestas informações para que o investimento seja, de fato, estratégico e bem-sucedido.

Comportamentos de uso dos escritórios

Para que a dinâmica do trabalho híbrido seja implementada de maneira efetiva, inteligente e garantindo uma boa experiência aos funcionários, é necessário entender como será a rotina de ida ao escritório com base na análise do perfil de cada pessoa, das áreas e dos times, para que este retorno ao presencial faça sentido e esteja totalmente em linha com os objetivos do negócio. 

Para entender o uso, na prática, dos escritórios, contar com a gestão inteligente dos espaços corporativos como aliada nessa empreitada é fundamental. Estudar, com base no monitoramento de uso real dos escritórios, o comportamento de cada colaborador, time e área faz com que as empresas utilizem estas informações para tomadas de decisões totalmente mais seguras e assertivas. 

Como especialista na área de gestão dos escritórios, vivencio diariamente este dilema das companhias em relação aos seus espaços físicos e observo o quanto a gestão inteligente garante benefícios tanto para os colaboradores quanto para a empresa, podendo, inclusive, influenciar em decisões corporativas que impactam o sucesso dos negócios. Um exemplo disso é o recente estudo de caso que fizemos para entender a dinâmica de uso de um determinado escritório. O objetivo da companhia era entender, com base nos dados gerados pelos dispositivos de monitoramento de uso do espaço, como estava sua ocupação - a dinâmica de uso - para saber se é possível reduzir o local, para gerar economias, ou até mesmo devolver alguns dos andares.

A empresa, que possui mais de 400 funcionários, havia adotado a política semanal de 40% presencial e 60% remoto, o que totaliza duas vezes por semana no escritório e três em home office. Para controlar as idas ao local de trabalho e garantir a segurança de todos, a companhia adotou as ferramentas de agendamento de mesa. Mas como garantir que os colaboradores estão utilizando o escritório de maneira correta, respeitando o agendamento das mesas? E como assegurar que o local está sendo aproveitado em sua totalidade? 

Estudos e análises embasando decisões

Em um espaço com 444 mesas, sendo 224 disponíveis para uso por conta do distanciamento ainda adotado, apuramos que dos mais de 400 funcionários, 275 efetuam reservas das mesas pelo app, totalizando 24% do time aderindo a esta dinâmica. Constatou-se também que há uma tendência de ida às terças, quartas e quintas-feiras.

Ao analisar mais detalhadamente, observou-se que os colaboradores não utilizam a totalidade de horas que reservam, ou seja, a quantidade de horas realmente utilizada é menor que o total reservado, caindo, assim, para 20% o total de uso do escritório. Monitorando especificamente o uso em si das mesas, o percentual de uso diminui mais ainda, despencando para 12% o tempo real de utilização, somando os três dias de mais frequência nos escritórios e o uso nos três andares da companhia. 

Principais levantamentos do estudo de caso

• Visando economia imediata, foi constatado que a companhia poderia fechar dois andares de segunda e sexta, mantendo apenas um aberto, sem comprometer sua utilização, já que, ainda assim, terá uma ocupação abaixo de 35%, que acontecem com mais frequência nas terças, quartas e quintas;

• Durante um mês inteiro, caso a companhia opte por fechar dois andares, mantendo apenas um aberto, terá uma redução de 14.542,73 por mês nas contas de energia elétrica e serviços de facilities;

• Quando o assunto é diminuir seus espaços e entregar alguns andares, o estudo de caso apontou que há a possibilidade de utilizar apenas 2 andares, sem superlotação do escritório - ou seja, a companhia pode reduzir seu espaço sem impacto no negócio;

• Foi apurado também que, ao entregar um andar, a empresa terá, aproximadamente, a economia mensal de R$ 219.498 e anual de R$ 2.633.985. 

• O estudo de caso confirmou que 65% do quadro de colaboradores seguem a dinâmica estipulada dois dias presenciais;

Ou seja, nosso estudo constatou que para tomar decisões estratégicas como devolver, ampliar, diminuir, remodelar o espaço físico de trabalho, manter ou não o trabalho híbrido, é fundamental investir em tecnologias para gestão do escritório, não apenas em apps de agendamento de mesa, que resolvem problemas pontuais e superficiais. Monitorar o uso real dos locais gera dados e insights que podem embasar decisões relevantes, que impactam diretamente os negócios, até mesmo seu crescimento e evolução. As informações reveladas nestes monitoramentos também podem ser utilizadas pelo RH para ações de engajamento, resultando, assim, na retenção de talentos e em equipes mais felizes.

Está mais que claro a importância dos gestores aderirem à gestão inteligente para nortearem suas estratégias e planos para o futuro. Utilizemos a tecnologia e os dados a nosso favor, sempre!